Niepozorny, mały kawałek papieru, który większość z nas nosi przy sobie. Wizytówka to ważny element biznesowej etykiety i warto pamiętać, jak istotną pełni funkcję. Jak powinna wyglądać, co musi zawierać, kiedy i w jaki sposób ją wręczać?  Odpowiadamy!

 

Odpowiednio użyta, elegancka i dobrze przygotowana wizytówka to skuteczne narzędzie w kontaktach nie tylko biznesowych, ale również prywatnych. Nieadekwatna do branży, stanowiska czy źle użyta może zaważyć na dalszych losach każdej znajomości. Warto widzieć, jaka wizytówka będzie najlepsza oraz znać zasady jej wręczania i wymiany.

W poniższym tekście, opierając się na biznesowych doświadczeniach oraz wiedzy z książki „Protokół dyplomatyczny. Między tradycją na nowoczesnością” autorstwa Tomasza Orłowskiego rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

 

Wizytówka – co to jest?

Pytanie na pozór oczywiste, ale warto poświęcić kilka słów na odpowiedź. Aby zrozumieć sens i pochodzenie wizytówek najlepiej poznać ich historię. Sama idea wg. niektórych teorii wyewoluowała od zwyczaju zapisywania nazwiska na karcie od gry. Obecnie używana nazwa nawiązuje jednak do praktyki pozostawiania przez arystokratów biletów wizytowych w celu zaznaczenia swojego uczestnictwa lub jego braku np. w przyjęciu. Od początku wizytówki musiały być więc estetyczne, aby pokazać szacunek gospodarzowi.

Dzisiaj wykorzystujemy je głównie w celu przekazania naszych danych kontaktowych drugiej osobie. Przedstawienie tych informacji w takiej formie wymaga więcej wysiłku (np. w przygotowaniu), niż podyktowanie, jest też bardziej eleganckie i osadzone w zwyczajach. Zwyczaje i wzorce w pewnym stopniu różnią się w zależności od kraju, branży czy stanowiska.

 

Wizytówka – jak wybrać najlepszą

Karta wizytowa musi o nas dobrze świadczyć. Stanowi jeden z ważnych czynników wpływających na wywieranie dobrego wrażenia na osobach, z którymi się spotykamy i współpracujemy. Tworząc swoją wizytówkę warto odpowiedzieć na pytanie: co i komu chcemy przekazać?

Co oczywiste, przede wszystkim będą to nasze dane kontaktowe – i tu pierwsza wskazówka: podświadomie nierzadko chcielibyśmy załączyć jak najwięcej informacji dla podkreślenia naszego doświadczenie lub profesjonalizmu. Niestety efekt może być odwrotny i mnogość danych podanych na wizytówce nie wygląda najlepiej. Przyjmuje się bowiem zasadę, że im wyższe stanowisko piastujemy, tym mniej informacji powinna ona zawierać. Skrajnie, w przypadku głowy państwa, na wizytówce widnieć będzie jedynie imię i nazwisko – jest to przecież postać powszechnie znana. W miarę możliwości warto wyzbyć się zatem umieszczania byłych tytułów, drugich adresów mailowych itp.

Drugą ważną sprawą są nasi odbiorcy.  Czy są to osoby związane z naszym życiem zawodowym czy prywatnym (lub ew. społecznym)? Od tego zależy czy na wizytówce zawrzemy dane służbowe, czy prywatne. Przedstawienie wszystkich informacji w jednym miejscu może być odebrane za nieprofesjonalne – lepiej tego unikać. Jeżeli zależy nam na zacieśnieniu znajomości z poziomu czysto zawodowego do bardziej prywatnego, osobisty telefon i email czy dane z serwisu społecznościowego możemy dopisać ręcznie. Tradycyjnie w takiej sytuacji powinno się również przekreślić nasze stanowisko i tytuł – dla podkreślenia osobistej zażyłości.

Warto też zwrócić uwagę na to w jakim środowisku językowym będziemy się najczęściej poruszać. Eksperci od biznesowej etykiety zalecają wystrzegać się popularnej w niektórych gronach praktyki zadrukowywania odwrotu wizytówki w języku obcym. Nierzadko jest to traktowane jako nieokazanie odpowiedniego szacunku. Lepiej mieć przygotowane dwie różne wersje językowe.

Wizytówki klasyczne kontra kreatywne i niesztampowe

Gdy wiemy już jakie informacje oraz komu chcemy przekazać warto pochylić się nad tematem poziomu formalności wizytówki.  Aby to zrobić musimy wziąć pod uwagę przede wszystkim jej znaczenie oraz rolę.

Wizytówka ma za zadanie reprezentować – nas, stanowisko, branżę i, o ile nie mamy wolnego zawodu, naszą firmę. Freelancerzy czy pracownicy poszczególnych, mniej sformalizowanych branż mogą sobie pozwolić  na o wiele bardziej kreatywny kartonik, niż np. kierownik inspektoratu w urzędzie skarbowym.

Zadanie wizytówek będzie też inne w tych przypadkach: grafik i fryzjer poprzez wręczenie ich będą chcieli prawdopodobnie, poza przekazaniem informacji, zapaść w pamięć i zachęcić do rozpoczęcia z nimi współpracy. Kierownik w poważnej instytucji oczekuje od wizytówki jedynie przedstawienia podstawowych danych w czytelny i estetyczny sposób.

Umownie, rozróżniamy wizytówki na dwie podstawowe grupy: oficjalne/klasyczne i kreatywne. Jeżeli nie ograniczają nas wzorce narzucane przez instytucję, w której pracujemy, możemy dowolnie wybrać, do której z nich należeć będzie nasz dokument. Warto jednak pamiętać, że dobry projekt i efektowne wykonanie mogą sporo kosztować, niezależnie od tego, na jaką formę się zdecydujemy.

 

Wizytówki klasyczne – prostota i elegancja

Dziś ciężko odgrodzić grubą linią, co jest w gronie klasyki, a co poza nią wychodzi. Warto więc postrzegać taką umowną klasyfikację jako skalę, a nie jako ścisłe rozróżnienie.

Klasyczne wizytówki mają zawsze kształt horyzontalnie wydłużonego prostokąta o wymiarach, w większości przypadków, 50 x 90 mm. Ze szczególnych powodów wielkość można zmienić.

Część wyższych kierowników, dyplomaci oraz wizytówkowi puryści zalecają, by wizytówka zawierała  jedynie kilka elementów w schludnym i czytelnym rozłożeniu. W takim przypadku najlepiej, by kartonik był jednokolorowy, najczęściej biały i posiadał podstawowe dane kontaktowe osoby, stanowisko, tytuł oraz logo firmy. Liczbę używanych krojów pisma należy ograniczyć do maksymalnie dwóch rodzajów. Druga strona powinna pozostać pusta lub zawierać tylko nieduże logo, aby pozostawić miejsce na ewentualne adnotacje.

Podążając filozofią minimalizmu wstawienie swojego zdjęcia, fragmentu poezji czy innych grafik może nie zostać dobrze odebrane. W niektórych środowiskach możemy się tym narazić nawet na śmieszność. Decydując się na klasyczną wizytówkę nie mamy dużego pola do popisu, ale specjaliści i osoby z wytrawnym okiem i tak znajdą sposób na wyróżnienie się małymi szczegółami. Prześmiewczo pokazała to scena ze znanego filmu American Psycho.

 

Gdy rozluźnimy nasze preferencje otrzymamy coraz więcej narzędzi i możliwości, jednak podstawowe elementy pozostaną w zasadzie te same. Jesteśmy w stanie manewrować kolorami lub stworzyć motyw kojarzący się z naszym zawodem, dodać grafikę czy specyficzny krój pisma lub złocenia. Decydując się na te kroki wato zachować umiar i wybierać możliwie neutralne wzory, szczególnie, gdy nie mamy doświadczenia.

 

Wizytówki kreatywne – profesjonalny wyróżnik

Na drugim końcu skali od ścisłych wymogów dyplomatycznych znajdują się nietuzinkowe i zapadające w pamięć popisy kreatywności. W takich projektach nie liczy się już tylko kunszt i mieszczenie się w zwyczajach, a wychodzenie poza nie i pokazywanie nowości. Kreatywne wizytówki nie są dla wszystkich. Warto jednak, w miarę możliwości, wprowadzić niektóre wyjątkowe elementy.

Najważniejszą funkcją wizytówki wciąż pozostaje przekazanie podstawowych informacji.  Warto o tym pamiętać na etapie projektowania nowatorskich rozwiązań – umiar w tym przypadku również jest w cenie. Nie powinno się doprowadzać do sytuacji, w której zapamiętana zostanie wizytówka, a nie my. Poniżej prezentujemy kilka inspiracji, ale w sieci są ich tysiące!

https://i2.wp.com/www.uprinting.com/blog/wp-content/uploads/2014/10/Grant-Burke11.jpg?ssl=1

Stosowanie jasnych kolorów z wyczuciem również może wzbudzić pozytywne emocje!

https://i1.wp.com/www.uprinting.com/blog/wp-content/uploads/2014/10/Levente-Toth3.jpg?ssl=1

Jak widać nawet tak poważna postać jak prawnik może pozwolić sobie na pobudzanie wyobraźni.

https://i1.wp.com/www.uprinting.com/blog/wp-content/uploads/2014/10/Menachem-Krinsky1.jpg?ssl=1

Indywidualny projekt czy gotowy szablon?

Stworzenie projektu wizytówki można zlecić profesjonalnemu grafikowi, który po konsultacji i poznaniu naszych preferencji przygotuje karty odpowiadające naszej branży i stanowisku. Jeżeli sami dysponujemy umiejętnościami potrzebnymi do ich zaprojektowania, do zlecenia pozostanie nam jedynie ich wydruk. W Internecie dostępnych jest też wiele generatorów, które pozwolą stworzyć profesjonalną wizytówkę nawet niewprawionemu użytkownikowi komputera. Trzecią opcją jest skorzystanie z gotowych szablonów wizytówek zaprojektowanych, np. dla przedstawicieli poszczególnych branż czy stanowisk. W tym przypadku pozostaje nam jedynie uzupełnienie naszych danych.

Druk to kwestia zdecydowanie mniej złożona – naszym zadaniem jest znalezienie firmy godzącej nasze oczekiwania z ceną. Nie zapomnijmy tylko o sprawdzeniu opinii i kilku alternatywnych zakładów. Warto poszukać zarówno w najbliższej okolicy, jak i w sieci. Często decydując się na wykonanie usługi online możemy liczyć na atrakcyjniejszą cenę.

 

Wręczanie wizytówki – abc biznesowego savoir vivre

Wręczenie wizytówki powinno wynikać przede wszystkim z chęci pozostania z daną osobą w kontakcie. Zawsze warto pamiętać o zasadach dzielenia się wizytówkami, które przyjęły się w środowisku biznesowym.

Podczas spotkań biznesowych wizytówki wymieniane są zwyczajowo na końcu spotkania, a kartę wręcza ten, kto przychodzi. W przypadku pierwszego spotkania, wizytówkę należy przekazać już na samym początku. Jeżeli w zebraniu uczestniczy więcej nowopoznanych osób, wizytówkę należy wręczyć każdej z nich.

Uczestnicząc w mniej formalnych spotkaniach, jak np. bankiety czy targi, wizytówki wręczamy tylko tym, z którymi chcemy współpracować w przyszłości. W tym przypadku nie obowiązują ścisłe zasady dotyczące momentu przekazania kontaktu – możemy to zrobić w dowolnym momencie.

O czym jeszcze warto pamiętać przed przystąpieniem do rozdawania swoich wizytówek?

  • nie należy prosić o wizytówkę osób na wyższym stanowisku oraz starszych. To oni mogą wyjść z tą inicjatywą.
  • Nieeleganckie jest wymienianie się wizytówkami przy stole, a szczególnie przesuwanie ich po blacie w kierunku odbiorcy.
  • Wręczenie wizytówki osobie, która nie może odwdzięczyć się w danym momencie tym samym może wprowadzić niezręczną atmosferę. Gdy rozmówca aktualnie nie ma ich przy sobie, pomiń ten element spotkania.
  • Nie przekazuj kilku wizytówek jednej osobie z prośbą o rozdawanie ich w naszym imieniu.
  • Nie chowaj od razu otrzymanej wizytówki. Poświęć chwilę na przeanalizowanie jej treści i dopiero odłóż ją w odpowiednie miejsce – tylko nie do tylnej kieszeni spodni!

Gdzie trzymać wizytówki?

Na koniec kilka słów o tym jak przechowywać własne oraz otrzymane karty biznesowe. Zawsze warto mieć kilka swoich wizytówek przy sobie. Nigdy nie wiadomo gdzie i kogo spotkamy. Gdy musimy przekazać nasz kontakt poza biurem sprawdzi się wizytownik. Mały, elegancki i poręczny pojemnik, który zmieści się w kieszeni marynarki czy w torebce i zapobiegnie nerwowemu poszukiwaniu czy, co gorsza, zniszczeniu wizytówek.

Wybierając wizytownik warto zwrócić uwagę na materiał. Na rynku znajdziemy zarówno skórzane, metalowe, jak i plastikowe. Oprócz tego, liczy się również pojemność. Niektórym wystarczą wizytowniki mieszczące zaledwie kilka kartoników, podczas gdy osoby spotykające w pracy wiele nowych osób muszą zaopatrzyć się w bardziej obszerny pojemnik.

https://distributor.golding.eu/card-holders/6763–singapore-business-card-holder-silver-19544634

Otrzymane kontakty często trzyma się w specjalnych albumach, klaserach. Występują one w formacie A4 i są bardzo przejrzyste. Zapewnia to łatwość użytkowania, ale zabiera dużo miejsca przez co nie zawsze można mieć go pod ręka. Niemniej, mnogość modeli pozwala na dobranie go do własnych potrzeb.

https://www.sundrysupplies.ie/durable-visifix-a4-eco-business-card-album-2444-01–6

To bardzo klasyczne rozwiązanie wciąż jest praktykowane, jednak dostępne są również bardziej nowoczesne opcje. Po pierwsze możemy przepisać ręcznie dane kontrahenta do telefonu lub do tabeli w arkuszu kalkulacyjnym w komputerze. Możemy również skorzystać z dedykowanej do tego aplikacji.

Różne programy pozwolą nam segregować, często zaczytywać dane i tworzyć z nich kontakty. To bardzo wygodne rozwiązanie.

 

https://apps.apple.com/pl/app/skaner-wizyt%C3%B3wek-wizytownik/id898215947?l=pl

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.insoft.businesscardwallet&hl=pl&gl=US