Dzięki właściwej organizacji pracy wykonywanie obowiązków służbowych może być znacznie szybsze i efektywniejsze, ponieważ będziemy bardziej skoncentrowani. Kiedy sama silna wola nie wystarcza, warto wspierać się narzędziami, które usprawnią nasze codzienne zadania.

W codziennej pracy niezmiernie ciężko jest patrzeć na obowiązki z dystansu. Często mamy tak napięty grafik i jesteśmy skupieni na bieżących sprawach, konfliktach i trudnościach, że brakuje nam spojrzenia z perspektywy. Często jest to przyrównywane do astronauty spoglądającego na ziemię i nosi nazwę „overview effect”. Astronauta obserwujący naszą planetę z kosmosu dostrzega więcej i widzi, że jest niewielka i narażona na wiele zagrożeń. Tak samo my, w długoterminowym planowaniu, możemy spojrzeć na naszą pracę z perspektywy i zrozumieć, że niekiedy trudne bądź czasochłonne czynności nie mają wielkiego znaczenia w kontekście całokształtu naszej pracy.

 1. Planuj tygodniowo

Tygodniowe planowanie jest lepsze niż reagowanie na piętrzące się obowiązki ad hoc. Rozwija to nasze umiejętności zarządzania zadaniami w czasie i pozwala stawiać siebie w roli osoby organizującej projekty z wyprzedzeniem zamiast przyjmowania postawy reaktywnej.

Pozwala także wznieść się stopniowo na wyżyny komunikacji w zespole. Umiejętne komunikowanie współpracownikom swoich zawodowych planów sprawia, że stajemy się pewniejsi siebie, a w konsekwencji wzmacnia naszą pozycję w firmie.

2. Korzystaj z narzędzi

Korzystanie z narzędzi wspierających produktywność jest pomocne w realizowaniu naszych założeń. Wśród nich są zarówno timery wyznaczające czas pracy i przerwy w wykonywaniu obowiązków, strony internetowe wspierające skupienie, aplikacje pomagające w robieniu notatek czy przechowywaniu interesujących nas treści na później. Do najpopularniejszych narzędzi wyznaczających czas pracy należy metoda Pomodoro, która w ostatnich latach zyskała szerokie grono użytkowników. To narzędzie pomaga w skupieniu nad konkretnym zadaniem przez 20 lub 25 minut, pozwalając nam potem na 5 minut przerwy. Po trzech wypracowanych cyklach „zasługujemy” na 15 minut odpoczynku. To świetna metoda dla osób, które mają problemy z rozpraszaczami lub znacznie wydłużają swoje przerwy w pracy.

Pomocne mogą okazać się także wtyczki blokujące strony internetowe, które mogłyby nas rozpraszać. Jedną z nich jest StayFocused. Warto się na taką wtyczkę zdecydować, zwłaszcza jeśli w naszej pracy niezbędne jest korzystanie z internetu. Po zainstalowaniu takiego dodatku, możemy być spokojni, że żadna, nawet najbardziej ciekawa treść nie oderwie nas od wykonywania obowiązków.

Przydatne notatki możemy natomiast robić za pomocą aplikacji takich jak MS OneNote, Google Keep czy Evernote. Dzięki nim możemy zbierać i porządkować niezbędne materiały do pracy, a jednocześnie możemy być spokojni, że w razie potrzeby, mamy wszystko pod ręką. Podobną funkcję ma także aplikacja Pocket, która pozwala na zapisanie niezbędnych artykułów na później. Dzięki niej nie musimy zapisywać wszystkich zakładek, a zapisać wartościową dla nas treść w aplikacji.

 3. Uwolnij się od sprzętu

Skuteczna i efektywna praca to taka, którą możemy wykonywać niezależnie od urządzenia, z którego korzystamy w danej chwili. Zapisywanie plików w chmurze pozwala na stały dostęp do dokumentów niezależnie od tego, z jakiego sprzętu korzystamy. Absolutną podstawą w tym zakresie jest Google Docs. Możemy pracować nad dokumentem samodzielnie lub współdzielić plik ze współpracownikami. Co ważne, platformy do pracy w chmurze niczym nie odbiegają od programów offline, m.in. Microsoft Office. Edytowanie plików tekstowych i arkuszy czy prezentacji jest możliwe wszędzie tam, gdzie chociaż przez chwilę mamy dostęp do internetu. Pliki automatycznie aktualizują się wraz z połączeniem sieciowym, co znacznie poprawia komfort pracy, ale jeśli nasz zasięg zostanie przerwany, możemy bez problemu skorzystać z wersji offline, która zaktualizuje dokument gdy tylko zostaniemy podłączeni ponownie do internetu.

Planowanie i organizacja pracy jest procesem wpływającym na codzienną efektywność. Gdy ta spada, warto skorzystać z narzędzi usprawniających skupienie i eliminowanie rozpraszaczy, a następnie stopniowo pracować nad własnym schematem działań, który pomoże nam przetrwać nawet spadek motywacji do pracy.