Zmora pracowników czy niezawodny przepis na integrację zespołu? Zdania na temat biur typu open space są podzielone, a praca w takim miejscu ma tylu zwolenników, co przeciwników. Lista najczęściej wymienianych zalet tego rozwiązania jest niemalże tak samo długa jak ta z jego wadami. Prawda, jak zwykle, leży jednak gdzieś po środku.
Open space to otwarta przestrzeń pomieszczenia biurowego, która charakteryzuje się wieloma stanowiskami pracy bez podziału na pokoje. Stanowiska poszczególnych pracowników mogą być oddzielone niewielkimi ściankami lub boksami albo bezpośrednio do siebie przylegać.
Krótka historia open space
Zwiększone zapotrzebowanie na pracowników administracyjnych w Stanach Zjednoczonych w czasie rewolucji przemysłowej wymagało maksymalnego wykorzystania dostępnej przestrzeni. Dotychczasowe biura podzielone na pokoje stały się za małe dla zatrudnionej kadry i tak, pod koniec XIX wieku, zrodził się pomysł na biura typu open space. Usuwanie ścian działowych pozwalało na uzyskiwanie dodatkowej przestrzeni na biurka dla nowych pracowników.
Moda na open space przyszła do Polski w latach 90 wraz z wkroczeniem na nasz rynek firm zagranicznych, w latach 90. Pomysł spodobał się polskim pracodawcom na tyle, że od tego czasu coraz więcej miejsc pracy znajduje się w otwartych przestrzeniach. Przyjrzyjmy się najczęściej wymienianym zaletom i wadom tego rozwiązania.
Jakie są zalety open space?
- Większa integracja między pracownikami i szybsza wymiana informacji
Wspólna przestrzeń sprzyja zacieśnianiu więzi społecznych. Pracownicy mogą łatwiej i szybciej wymieniać się pomysłami, wiedzą czy doświadczeniami, co pobudza kreatywność i motywuje do działania. Często również pracownicy open space mają lepszy dostęp do managera, z którym na bieżąco mogą omawiać aspekty działań zespołu.
- Mniejszy koszt zagospodarowania przestrzeni
Mimo tego, że dużo osób woli pracę w osobnych pokojach niż w otwartej przestrzeni, większość firm nie jest w stanie zapewnić pracownikom takich warunków. Pracodawcy decydujący się na open space mogą zaoszczędzić znaczne środki. Wydzielenie miejsc pracy w dużym pomieszczeniu jest znacznie tańszą opcją od tworzenia osobnych gabinetów dla każdego zespołu lub działu w firmie.
- Możliwość łatwego dostosowania przestrzeni do potrzeb pracowników
Biura typu open space umożliwiają dużo prostsze dostosowywanie przestrzeni do aktualnych potrzeb pracowników. Brak sztywnych podziałów pomieszczenia sprawia, że zmiana aranżacji wymaga często tylko kilku chwil oraz niewielkiego nakładu pracy. Sprawdza się to np. w przypadku budowania przestrzeni do pracy dla tymczasowych zespołów projektowych.
- Uczenie się od innych pracowników poprzez obserwacje
Dużą zaletą pracy w jednym pomieszczeniu jest możliwość podpatrywania bardziej doświadczonych
i starszych stażem pracowników. Taka forma nauki i zdobywania nowej wiedzy jest bardzo wygodna, nie wymaga dodatkowego nakładu pracy ze strony „mentorów” oraz nikomu nie przeszkadza.
Jakie są wady open space?
- Duży hałas w biurze
Wielu pracowników w jednym dużym pomieszczeniu generuje większy hałas. Dyskusje, rozmowy telefoniczne, muzyka wyłaniająca się z słuchawek – to wszystko wpływa na zwiększenie liczby bodźców oddziałujących na pracowników w open space. Ich nadmiar może prowadzić do łatwej dekoncentracji i spadku produktywności. Pracownicy mogą czuć się również zmęczeni i rozdrażnieni.
- Mniejsza swoboda pracy i ograniczona prywatność
Niektórzy pracownicy open space mogą czuć się niekomfortowo wiedząc, że ich sąsiedzi mają łatwy wgląd w ich pracę i bez problemu mogą zajrzeć na ich monitor, by sprawdzić czym aktualnie się zajmują. Zmniejsza to poczucie prywatności. Dodatkowo dekoncentrować i stresować może szef lub manager zerkający, nawet mimowolnie, przez ramię na ekran komputera.
- Trudniej o nawiązywanie głębszych relacji między pracownikami
Mimo łatwiejszego dostępu do innych pracowników, nawiązywanie głębszych relacji w open space jest trudniejsze. Często nie ma miejsca na prywatne rozmowy, wiec poziom znajomości pomiędzy większością pracowników jest raczej powierzchowny, a bliskie relacje ze współpracownikami mają pozytywny wpływ na zaangażowanie i motywację.
- Trudności z ustawieniem optymalnego oświetlenia oraz temperatury w pomieszczeniu
Ta sprawa może wydawać się błaha, jednak prędzej czy później każdy zespół musi zmierzyć się z tymi kwestiami. Szczególnie temperatura w biurze jest jednym z najbardziej spornych tematów. Każdy może odczuwać ją inaczej, a więc komfort cieplny może mieścić się w innych granicach. Przepisy BHP mówią, że minimalna temperatura w biurze to 18°C, natomiast maksymalna 30°C. Optymalna temperatura mieści się jednak gdzieś pomiędzy wartościami krytycznymi, czyli na poziomie ok. 22-24°C.
Niezależnie od tego, czy open space to wymarzone miejsce pracy, czy jego zupełna odwrotność, warto wykorzystywać wszystkie jego zalety. By zminimalizować problemy wynikające z niedogodności tego rodzaju biura warto przestrzegać kilku reguł. Najważniejsze, by pamiętać, że w tej przestrzeni nie jesteśmy sami i niektóre rzeczy mogą okazać się dla naszych współpracowników uciążliwe.
Dodaj komentarz