beata_biale_tlo_int_002

Beata Rejkowska, Sales Operation Director w Kinnarps Polska

Decyzja o konieczności przeprowadzenia zmian w przestrzeni biurowej bardzo często jest elementem strategii firmy, jej celów i aspiracji. Motywacją do rearanżacji biura coraz częściej jest także chęć dostosowania się do potrzeb pracowników i zmian w sposobie ich pracy. Nic dziwnego – atrakcyjna przestrzeń biurowa jest w rękach pracodawców argumentem w procesie pozyskiwania talentów. O trendach w aranżacji przestrzeni biurowej rozmawiamy z Beatą Rejkowską, Sales Operation Director w Kinnarps Polska.


Office Park Blog: Jak wygląda dzisiejsze środowisko pracy?

Beata Rejkowska: Pracą biurową rządzi dziś różnorodność, która dotyczy zakresu i charakteru wykonywanych obowiązków, czasu pracy oraz temperamentu poszczególnych członków zespołu. Cyfrowa rewolucja odmieniła środowisko pracy do tego stopnia, że dziś nie ma nawet znaczenia obecność pracownika w biurze. Ze zmianą sposobu pracy wiąże się także elastyczność, która, zdaniem pracodawców, będzie w najbliższym czasie decydować o kształcie rynku pracy. Pracownicy chcą mieć możliwość wyboru godzin, w których pracują, a coraz większe znaczenie zyskuje praca zdalna. Tendencje te można zaobserwować zwłaszcza wśród najmłodszych pracowników, których styl pracy zakłada wielozadaniowość i „przełączanie się” między różnymi trybami: od pracy w dużym stopniu koncentracji uwagi po aktywność o dużym stopniu dystrakcji, np. konwersację.

 

lopl-new-28Co to oznacza dla pracodawcy w kontekście aranżacji miejsca pracy?

Tak istotne zmiany sposobu realizowania zadań stanowią wyzwanie dla pracodawców, którzy stają wobec konieczności łączenia oczekiwań różnych pokoleń, a co za tym idzie różnych stylów pracy wewnątrz jednej organizacji. Od nowoczesnego przedsiębiorstwa oczekuje się, że stworzy środowisko pracy ułatwiające przechodzenie pomiędzy różnymi „stanami skupienia” – od wspomnianej już spokojnej pracy indywidualnej po zespołową burzę mózgów. Z myślą o takich firmach Kinnarps opracował koncepcję Next Office Activity Based Working (ABW), która zakłada stworzenie przestrzeni do pracy odpowiadającej poziomowi koncentracji, jakiego akurat wymaga wykonywanie poszczególnych zadań. Oznacza to powstanie biura dostosowanego do różnych stylów pracy, temperamentów i osobowości członków poszczególnych zespołów i charakteru wykonywanych przez nich zadań.

Next Office przewiduje m.in. różnej wielkości sale konferencyjne, wydzielone przestrzenie wewnątrz większych pomieszczeń, bibliotekę, miejsca do pracy samodzielnej czy kreatywnej. Istotą koncepcji jest stworzenie biura, którego różnorodność reprezentowałaby wszystkie realizowane w nim style pracy. Koncepcja ta zakłada także, że biuro może stanowić narzędzie do efektywnego zarządzania zróżnicowanym zespołem.

 

Dziś przedsiębiorstwa wyróżniają się indywidualnym charakterem, właściwą sobie kulturą korporacyjną i sposobem funkcjonowania. Czy ta koncepcja jest uniwersalna dla każdego rodzaju organizacji?

Next Office ABW sprawdzi się zwłaszcza w przypadku firm, w których codziennie odbywa się duża liczba spotkań – szczególnie, jeśli większość z nich ma spontaniczny lub kreatywny charakter. Ponadto, koncepcja ta powinna zainteresować przedsiębiorstwa, w których charakter pracy niektórych działów wymaga częstych spotkań i rozmów telefonicznych, a innych ciszy i skupienia lub też obie kategorie zadań przeplatają się w ciągu dnia pracy jednego działu. To też rozwiązanie dla organizacji, którym do realizacji codziennych zadań po prostu nie wystarczają tradycyjne stanowiska pracy i sale konferencyjne.

wnętrze recepcji ALLCON@park 3 (7) 

Na jakiej podstawie określa się potrzeby firmy dotyczące zmian w biurze?

Next Office to zespół narzędzi i warsztatów opracowanych w celu zbadania gotowości danej firmy do wdrożenia koncepcji ABW. Pozwala precyzyjnie przygotować wytyczne do projektu biura. Zarówno architekt, jak i inwestor otrzymują dostęp do twardych danych dotyczących: pracy poszczególnych działów, czasu spędzanego przez pracowników w biurze i poza nim, wzorców pracy czy stopnia koncentracji przy wykonywaniu poszczególnych czynności. Dzięki temu można bardzo precyzyjnie zaplanować układ funkcjonalno-przestrzenny i określić, jakie przestrzenie muszą znaleźć się w danym biurze, a także jaki ma być ich charakter – otwarty, zamknięty czy półotwarty. Co więcej, narzędzia Next Office bezpośrednio angażują przyszłych użytkowników w proces koncepcyjny, co umożliwia nie tylko precyzyjny wgląd w potrzeby poszczególnych działów firmy, lecz także zmniejsza ich strach przed zmianą i wzmacnia poczucie sprawczości. Zespołowy charakter warsztatów pozwala uniknąć myślenia życzeniowego i pogłębia wiedzę o tym, jak w zespole i całej firmie pracują inni.

 

sofy, rzeźba i donica AKiedy jest dobry czas na wprowadzenie zmian w biurze?

Trudno to jednoznacznie powiedzieć, bo każda organizacja jest inna. Można natomiast określić, kiedy firmy rozważają rearanżację przestrzeni biurowej. Najczęściej decydują się na to w związku ze zmianą siedziby lub wraz z przedłużeniem umowy najmu, gdy pozostają w dotychczasowej lokalizacji, a przy okazji przeprowadzają remont. Zatem zwykle taki proces przeprowadza się co ok. 5 lat. Istnieje także inna kategoria zmian w środowisku biurowym związana z rozwojem firm, szybko wzrastającym zatrudnieniem pracowników lub połączeniem firm o różnych kulturach organizacyjnych. Wówczas rearanżacja biura służy z jednej strony poprawie warunków pracy, zaś z drugiej wspomaga proces zmiany, który przechodzi organizacja i należy postrzegać ją bardziej w kategoriach zarządzania zmianą lub employer brandingu niż jako projekt czysto administracyjny.

 

Na jakiej podstawie podjąć decyzję o rearanżacji, aby mieć pewność, że to długofalowa inwestycja?

Stworzenie biura, które przez dłuższy czas będzie spełniało oczekiwania danej organizacji jest dużym wyzwaniem. Szczególnie ze względu na znaczną dynamikę zmian zachodzących w sposobie pracy. Dlatego istotnym zadaniem dla zarządzających jest określenie w jakim stopniu biuro w danym kształcie sprosta potrzebom firmy, które pojawią się w przyszłości obejmującej okres najmu i okres przygotowawczy, który zajmuje od 18 do 24 miesięcy, czyli łącznie około 7 lat. Z naszych doświadczeń wynika, że uwzględnienie na etapie planowania perspektywy, czy dana koncepcja aranżacyjna wspomoże osiąganie celów biznesowych oraz odpowie na zmieniające się potrzeby zespołu przez cały okres eksploatacji biura, sprzyja zastosowaniu bardziej elastycznych i wielofunkcyjnych rozwiązań, które ułatwią osiąganie celów strategicznych firmy nie tylko w odległej przyszłości.

 

Dziękujemy za rozmowę.