pexels-photo-859264

Z danych SHRM wynik, że w USA już około 80% firm realizuje strategie onboardingowe. W Polsce formalne programy onboardingu stosują jedynie największe firmy, najczęściej z zagranicznym kapitałem oraz „know how”. To się może jednak zmienić ze względu na tzw. rynek pracownika i coraz częstszy brak chęci pracowników do długoletniego wiązania się z pracodawcą. W takich warunkach firmy zyskują świadomość, że muszą działać.

Sam zwrot „onboarding” w wolnym tłumaczeniu oznacza „wszyscy na pokład”. Myli się jednak ten, kto uważa, że w świecie biznesu oraz HR pojęcie to ogranicza się jedynie do przywitania i przedstawienia nowego pracownika zespołowi oraz opowiedzenia mu o firmowych benefitach, godzinach spożywania lunchu czy innych wewnątrzfirmowych zasadach. Na onboarding warto patrzeć nie tylko z punktu widzenia powitania nowego pracownika w zespole, ale jak na przemyślany proces wspierania go przez pracodawcę, który obejmuje oswajanie z nowym otoczeniem i umożliwienie mu nawiązania kontaktów w jak najbardziej przyjaznej atmosferze. Jest to w szczególności ważne w dużych organizacjach zatrudniających kilkaset osób i więcej, gdzie struktura składa się z wielu departamentów podzielonych dodatkowo na działy i zespoły. W dłuższej perspektywie czasu, sprawna adaptacja nowego pracownika będzie przekładać się na efektywność jego pracy oraz większą lojalność wobec pracodawcy. Ale nie tylko…

 

Szansa na ograniczenie liczby zwolnień nowych pracowników

Możliwość poznania zasad i działania organizacji oraz zbudowanie relacji z innymi pracownikami sprawi, że nowo zatrudnione osoby szybciej poczują się częścią całego zespołu. Ma to znaczący wpływ na chęć pracy w danej firmie po zakończonym okresie próbnym. Z analiz wynika, że w ciągu pierwszych 45 dni z nowej pracy rezygnuje 22 proc. pracowników, a 50 proc. odchodzi w trakcie pierwszych czterech miesięcy. Tymczasem, 91 proc. przyjętych do pracy pozostaje w niej dłużej, jeśli w pierwszym okresie, trwającym około 3-6 miesięcy, otrzymają właściwe wsparcie od przełożonych i kolegów z pracy.

 

Zacznij zanim pracownik rozpocznie pracę

Elementy onboardingu można wdrażać już na etapie zakończonej rekrutacji. Nowy pracownik najczęściej jest wówczas na okresie wypowiedzenia i myślami jest już w nowej organizacji, niejednokrotnie myśląc o swoich przyszłych zadaniach. Warto wykorzystać ten zapał i informować go m.in. o tym, co dzieje się aktualnie w firmie, postępach z przygotowywania jego stanowiska pracy, np. przesyłając zdjęcie z przygotowanym biurkiem, zdjęcie zespołu lub po prostu zaproszeniem na spotkanie integracyjne działu. To sprawi, że nowozatrudniony poczuje się już jak pełnoprawny członek zespołu, co wzmocni jego motywację do wykazania się w nowym miejscu pracy.

 

Najpopularniejsze narzędzia onboardingu

W zależności od organizacji proces onboardingu można realizować oraz wspierać na kilka różnych sposobów. Najczęściej wykorzystuje się w tym celu poradniki i manuale, które stanowią swoiste przewodniki po firmie. Nieodzowne są również spotkania i szkolenia wdrożeniowe o bardzo szerokim i zróżnicowanym zakresie. Mogą one dotyczyć m.in. systemów i programów wykorzystywanych w firmie (np. intranet), wartości i kultury pracy itp. Spotkania mogą odbywać się z bezpośrednim przełożonym lub dedykowaną osobą z działu HR lub IT.

Nie można zapominać również o najbardziej podstawowym narzędziu onboardingu, czyli mailu zawierającym notkę biograficzną nowego pracownika oraz jego „wirtualne” przywitanie, który jest wysyłany do całego zespołu.

 pexels-photo-652347

 W grupie nowych pracowników zawsze raźniej

Jeżeli firma systematycznie nowe osoby, powinna rozważyć organizację jednego spotkania szkoleniowo-wdrożeniowego dla wszystkich tych pracowników. Będzie to nie tylko okazja do lepszego poznania się nawzajem. Nowi pracownicy będą czuli się raźniej w swoim gronie.

Podczas spotkania można zaprezentować firmowe systemy, oprowadzić wszystkich po firmie lub hali produkcyjnej, przeprowadzić szkolenie BHP, zorganizować spotkania z najwyższą kadrą menadżerską czy nawet przeprowadzić gry utrwalające firmowe wartości. Po zakończonym spotkaniu efektywnym elementem może być zebranie opinii nowych pracowników na temat przebiegu dnia wdrożeniowego, co pozwoli usprawnić model onboardingu w przyszłości.

 

Program „buddy”

W wielu firmach coraz popularniejszy staje się tzw. „program buddy”, polegający na przydzieleniu nowemu pracownikowi opiekuna, który pełni rolę mentora odpowiadającego za proces onboardingu. Jego zadaniem będzie wdrożenie nowego członka zespołu oraz zredukowanie problemów związanych z poczuciem alienacji, mniejszą wydajnością czy ilością popełnianych błędów. Takie działanie zmniejszy rozczarowanie nową pracą oraz pracodawcą, które w początkowej fazie zatrudnienia może niepotrzebnie zniszczyć motywację do pracy.

Kluczowym czynnikiem „programu buddy” jest odpowiedni dobór opiekuna. Najczęściej zostaje nim osoba z długim stażem pracy w firmie, co będzie gwarantem skutecznego przekazania „know how” organizacji. Nie można jednak zapominać, że o określonych cechach i umiejętnościach, którymi powinien charakteryzować się opiekun. To m.in. wysokie zdolności komunikacji oraz, co ważne, odpowiedni poziom własnych: motywacji i satysfakcji z pracy. Ma to kluczowe znaczenie w kontekście przekazywania nieformalnych zwyczajów panujących w formie oraz budowaniu wizerunku pracodawcy.

 

Onboarding nie tylko w korporacji

Zazwyczaj proces onboardingu jest rozpatrywany w kontekście dużych organizacji o spiętrzonej strukturze. Jednak o odpowiednie zaklimatyzowanie nowych pracowników warto zadbać nawet w małej firmie, zatrudniającej kilka lub kilkanaście osób. Oczywiście dobór narzędzia będzie wówczas inny, a sam proces onboardingu znacznie prostszy i krótszy. Niemniej morale i zapał do pracy pracowników przekładają się na  atmosferę i wyniki nawet w małej firmie.