Nie da się załatać dziury na statku, który już tonie. Podobnie jest z utrzymywaniem wysokiej efektywności zespołu. Trzeba stosować takie narzędzia, dzięki którym uda się utrzymać zaangażowanie pracowników, zanim zacznie spadać. Pomóc w tym może Low Performance Management.

Po czym poznać, że spada efektywność lub obniżają się morale członków zespołu

Każdy menadżer wie, że zmotywowany i zaangażowany zespół pracuje efektywniej. Dlatego tak ważne w każdej firmie jest zarządzanie zespołem, które, w dużym uproszczeniu, powinno opierać się na dobrej komunikacji i uwzględnianiu potrzeb pracowników. Wielu menadżerów ma jednak spory problem z tym, pozornie łatwym, zadaniem. Jest ono problematyczne do tego stopnia, że czasami liderzy nie potrafią w porę dostrzec pikującej w dół efektywności zespołu. Jeżeli objawia się ona w niższych wynikach sprzedaży, w przypadku działu sprzedaży, to szybko zostanie zauważona. Ale jeżeli wskaźniki skuteczności są bardziej złożone, to wychwycenie słabnącego zaangażowanie w wykonywaną pracę może zająć znacznie więcej czasu.

Na szczęście, jest kilka czynników, które mogą pełnić funkcję barometru zaangażowania i efektywności pracowników. Pierwszym z nich są niewykonywane w terminie cele lub zadania, które zostały powierzone pracownikom. Oczywiście, zanim zarzucimy podwładnemu brak efektywności, warto poznać przyczyny niewykonania zadań. Może się okazać, że problem  tkwi w awarii komputera lub opóźnień po stronie podwykonawców. Warto przeanalizować to bardzo dokładnie, bo jeśli członek zespołu za bardzo uzależnia wykonanie swoich zadań od pomocy innych osób, to można to również potraktować jako sygnał ostrzegający o możliwym spadku zaangażowania.

Innymi czynnikami, które mogą niepokoić menadżera, są niska jakość wykonywanej pracy (szczególnie, jeśli wcześniej nie miało to miejsca), problemy i spięcia w komunikacji z pozostałymi członkami zespołu lub działanie wbrew firmowej polityce czy obowiązującym w organizacji wartościom – to  przypadku osoby z długim stażem pracy.

Dlaczego spada efektywność pracowników?

Powody słabnącego zaangażowania mogą być bardzo różne. Będą także uzależnione od branży, w której działa firma, struktury oraz ilości zatrudnionych osób. Najczęściej jednak, wśród wymienianych przyczyn można znaleźć zazwyczaj te same zjawiska: brak jasno wyznaczonych celów, niejasny podział obowiązków, za mało lub za dużo obowiązków, nadmierna koncentrację na błędach i brak pochwał ze strony przełożonych, nieprzyjazna atmosfera pracy, nierówne traktowanie pracowników, brak możliwości rozwoju.

Low Perfmormance Management – stawiaj na profilaktykę

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie zespołem zaczynają planować działania, gdy skuteczność ich podwładnych już spadła. A przecież nie od dzisiaj wiadomo, że znacznie lepiej jest zapobiegać pożarom niż je gasić. W tym przypadku można wprowadzić do organizacji kilka działań z obszaru Low Performance Management, które pozwolą zminimalizować ryzyko obniżenia efektywności pracowników.

Komplementarny proces „onboardingu” nowego pracownika

Warto zacząć już na samym początku współpracy – w momencie, gdy nowa osoba dołącza do zespołu. Okres adaptacji może okazać się kluczowy do zbudowania zaangażowania, które będzie przekładało się na efektywność pracy przez długi czas.

Nie chodzi jednak tylko o to, aby nowy pracownik zintegrował się zespołem i zapoznał z firmowymi procedurami. Do procesu „onboardingu” należy podejść komplementarnie, dlatego trzeba pamiętać o przejrzystym przedstawieniu modelu biznesowego, zadań i celów. Kluczowe może okazać się również zapoznanie z charakterem i kulturą organizacji oraz zidentyfikowanie potrzeb szkoleniowych, które uzupełnią ewentualne braki w kompetencjach technicznych lub biznesowych.

Dobrym pomysłem, stosowanym przez coraz więcej firm, jest przydzielenie nowemu pracownikowi opiekuna, który w czasie trwania okresu próbnego będzie służył wsparciem i stanowił szybkie źródło wiedzy na temat firmy.

Kontrakt wzajemnych relacji i oczekiwań

Wśród narzędzi Low Performance Management znajduje się również kontrakt, który powinien zostać zawarty na samym początku współpracy. Dotyczy on dwóch podstawowych elementów wpływających na efektywność pracy – relacji w zespole oraz wzajemnych oczekiwań. W przyszłości, w przypadku problematycznych sytuacji, każda ze strona będzie miała możliwość odwołania się do ustaleń zawartych w kontrakcie.

Ma to być przede wszystkim partnerska instrukcja wzajemnych relacji. Dzięki niej menadżer ma podstawę do egzekwowania konkretnych działań, a pracownik zna wszystkie zasady i postawy, których będzie się od niego wymagać. Z tym, że oczekiwania, co do ustaleń zawartych w kontrakcie będą dotyczyły obu stron. Nowy pracownik będzie mógł również sprecyzować swoje oczekiwania i potrzeby w stosunku do członków zespołu.

Kultura feedbacku

Dużym plusem z udzielania na bieżąco informacji zwrotnych jest możliwość korygowania błędów na wczesnych etapach realizacji. Pozwala to uniknąć efektu kuli śnieżnej – drobne błędy lub potknięcia nie będą przeradzać się w znacznie większe błędy.

Sytuacje niejasne lub problematyczne warto analizować wspólnie. Pracownik powinien wiedzieć, że przełożony wie o problemie i próbuje znaleźć rozwiązanie. Z kolei, menadżer ma możliwość odniesienia się do aktualnego poziomu realizacji zadań lub projektów i nakreślić, które obszary powinny ulec zmianie. Można również wyznaczyć, w określonym wymiarze czasu, punkty kontrolne w który przełożony udzieli drobiazgowego feedbacku do każdej części realizowanego projektu.