Zarządzanie czasem w pracy to wyzwanie dla niemal wszystkich pracowników. Często, mimo zaangażowania, dobrych chęci czy nawet opracowanego planu, pewne ważne zadania pozostają niezrealizowane w odpowiednim czasie. Jest to sytuacja niekorzystna zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Jak zatem odpowiednio planować czas pracy?

 

Lista zadań zdaje się nie mieć końca, zamiast wykreślać kolejne pozycje tylko dopisujesz nowe. Kolejne spotkanie przedłuża się w nieskończoność, a w głowie masz tylko wizje nadrabiania pracy przy komputerze w domu. Brzmi znajomo? Zarządzanie czasem w pracy i pogodzenie wszystkich zawodowych obowiązków może stanowić nie lada wyzwanie. Oto lista wskazówek, które mogą w tym pomóc.

  1. Audyt dnia w pracy

Modyfikacje zarządzania czasem w pracy warto zacząć od sprawdzenia, na co tak naprawdę jest poświęcany. Przez kilka dni śledź i zapisuj codzienne czynności. Taki audyt pozwoli określić ile czasu spędzasz na realizacji stałych zadań, ile poświęcasz na nieplanowane działania oraz zidentyfikujesz godziny, które przeznaczasz na mniej produktywne zajęcia, jak np. rozmowy czy zadania, które można zlecić innym lub zautomatyzować. To zadanie pomoże również określić porę dnia, w której wykazujesz największą efektywność, czyli czas, w którym najlepiej skupić się na najbardziej wymagających projektach.

  1. Stwórz listę zadań

Plan dnia to klucz do nauki zarządzania czasem. Zanim opuścisz miejsce pracy, stwórz listę najważniejszych zadań na kolejny dzień. Zaplanowanie działań pozwoli cieszyć się czasem wolnym bez zaprzątania sobie głowy czekającymi celami. Ponadto, obniża poziom stresu i pomaga w szybszym przejściu do realizacji zadań po powrocie do biura. Konsekwentne realizowanie punktów to klucz do sukcesu.

  1. Ustal najważniejsze punkty

Harmonogram dnia najlepiej rozszerzyć o nadanie poszczególnym zadaniom odpowiedniego priorytetu. Wybierz trzy kluczowe w danym dniu punkty i od nich zacznij swój dzień w pracy. Narzędziem ułatwiającym nadawanie wagi działaniom jest tzw. macierz Eisenhowera, która dzieli się na cztery części opisując zadania jako:

  • Ważne i pilne, których niewykonanie może się wiązać z trudnymi konsekwencjami i należy zrealizować je jak najszybciej.
  • Ważne, ale niepilne, które powinny zajmować najwięcej czasu, ponieważ są działaniami długoterminowymi wpisującymi się w strategię rozwoju.
  • Pilne, ale nieważne, czyli np. nieplanowane działania, rzeczy, które należy wykonać dla innych. Najlepiej, by były minimalizowane, delegowane albo nawet eliminowane.
  • Niepilne i nieważne to zadania o niewielkiej wartości, których realizacja zawiera cenny czas. Należy je eliminować.
  1. Ustal limity czasowe

Tworząc harmonogram określ również czas, jaki możesz przeznaczyć na realizację poszczególnych punktów. W wielu przypadkach sprawdza się to bardziej niż pracowanie tak długo, aż zadanie zostanie zrealizowane. Wyznaczanie realnych do spełnienia ram czasowych daje większą motywację do działania i pomaga w skupieniu się na danej czynności.

  1. Zorganizuj swoje miejsce pracy

Uporządkowane biurko, posegregowane dokumenty i pliki na komputerze znacząco ułatwiają pracę. Pomaga to w uniknięciu frustracji i marnowania czasu na poszukiwaniu niezbędnych dokumentów czy przyborów. Warto opracować własny system przechowywania i opisywania plików, formularzy czy wiadomości.

  1. Skup się na jednej rzeczy

Wielozadaniowość to pożądana cecha, która jednak może utrudniać skuteczne zarządzanie czasem. Koncentracja na jednej czynności może okazać się bardziej pomocna w efektywnej realizacji zadań. Wielozadaniowość może być męcząca, przeskakiwanie z jednego zadania do drugiego zmniejsza produktywność.

  1. Wyeliminuj rozpraszacze

Zamknij wszystkie niepotrzebne karty w przeglądarce, wycisz telefon i wszystkie powiadomienia z aplikacji. Zminimalizowanie liczby czynników, które negatywnie wpływają na koncentrację jest bardzo istotne. Warto zdefiniować na początek dwa największe rozpraszacze uwagi i skupić się na ich unikaniu.

  1. Zrób przerwę

Nie zapomnij uwzględnić w sowim harmonogramie dnia przerw na relaks. Po zakończeniu zadania poświęć chwilę na odpoczynek – wyjście na kawę, krótką rozmowę z kolegami czy przekąskę. Kilka niewielkich przerw w ciągu dnia potrafi znacząco zwiększyć produktywność.

 

Zastosowanie powyższych wskazówek może ułatwić efektywne zarządzanie czasem w pracy. Ograniczenie godzin marnowanych na nieważne zadania i większa skuteczność w działaniu to pozytywne skutki, których można się spodziewać wdrażając te porady w życie.