office-3295561_1920

Lato to czas, kiedy częściej niż zwykle korzystamy z autorespondera. Wybierając się na urlop warto nie tylko ustawić automatyczną odpowiedź, ale też zwrócić uwagę na jej treść i formę. O czym więc warto pamiętać ustawiając powiadomienie zwrotne?

Wiadomość, która poinformuje klientów, współpracowników oraz wszystkich zainteresowanych kontaktem powinna być z jednej strony dopasowana do rodzaju zajmowanego stanowiska i charakteru wykonywanej pracy, ale też uniwersalna pod względem potencjalnych odbiorców.

Treść autorespondera powinna być uniwersalna, gdyż nie wiadomo:

– kim jest odbiorca,

– jakie informacje chce przekazać wiadomości,

– jak pilna jest sprawa, z którą się zwraca (nieformalny lub wręcz żartobliwy ton autorespondera mogą w takiej sytuacji jedynie rozzłościć odbiorcę tego rodzaju wiadomości).

businessman-2956974_1920

Jakie informacje powinny być zawarte w automatycznej odpowiedzi?

– czas nieobecności,

– informacja o tym, kiedy po powrocie nadawca wiadomości może spodziewać się odpowiedzi,

– forma alternatywnego kontaktu z osobą przebywającą poza miejscem pracy (numer telefonu, media społecznościowe, inny adres e-mail),

– imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby, która zastępuje,

– inne ważne informacje wynikające z wykonywanego zawodu.

Powód nieobecności

Wiele osób informuje adresatów autorespondera o powodzie swojej nieobecności (urlopie, chorobie, zwolnieniu, wyjeździe zdrowotnym). Nie ma jednak obowiązku podawania takiej informacji i zależy to wyłącznie od woli osoby, która przez pewien czas będzie nieobecna w pracy.

Zupełnie inaczej jest jednak w przypadku absencji wynikającej z obowiązków służbowych lub podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Poinformowanie adresata przykładowo o obecności na targach lub konferencji oraz podanie numeru stanowiska targowego lub numeru telefonu do kontaktu podczas tego rodzaju wydarzenia może nie tylko ułatwić komunikację, ale też zaowocować w spotkania w trakcie targów lub w przerwie konferencji.

computer-3368242_1920

Czego lepiej unikać podczas ustawiania autorespondera?

– nieformalnej formy,

– zbyt ogólnych informacji – koniecznie trzeba podać zastępcę lub inny sposób kontaktu podczas urlopu,

– zbyt bezpośrednich zwrotów,

– szczegółowego informowania adresatów o powodach nieobecności,

– żartobliwej treści, która może być przez niektórych odbiorców autorespondera źle zrozumiana.

seo-2426046_1280

Podczas nieobecności w pracy warto zadbać, by zarówno klienci i kontrahenci, jak i współpracownicy nie zostali pozostawieni bez odpowiedzi. Warto ustawić automatyczną odpowiedź, jednak warto ją przygotować w taki sposób, by odbiorca był dobrze poinformowany i jednocześnie nie poczuł się urażony.


Tak to może wyglądać:

Szanowni Państwo,

uprzejmie informuję, że w dniach od … do … jestem nieobecny/a w biurze. Odpowiedzi na Państwa wiadomości udzielę w ciągu … (ilość dni) dni po powrocie.

Jeśli sprawa jest bardzo pilna lub wymaga reakcji w trakcie mojej nieobecności proszę o kontakt z … (imię i nazwisko) pod adresem … (adres e-mail) lub telefonicznie … (numer telefonu), który udzieli wszelkiej niezbędnej pomocy.

Z poważaniem,

(imię i nazwisko)


Szanowni Państwo,

uprzejmie informuję, iż w dniach od … do …. przebywam na konferencji/targach … (nazwa i miejsce wydarzenia) Odpowiedzi na Państwa wiadomości udzielę w ciągu … (ilość dni) dni po powrocie.

W sprawach pilnych proszę o kontakt z … (imię i nazwisko) pod adresem … (adres e-mail) lub telefonicznie … (numer telefonu).

Jeśli jesteście Państwo uczestnikami zapraszam do naszego stanowiska (numer i lokalizacja) lub pod numerem telefonu …

Pozdrawiam,

(imię i nazwisko)


Szanowny Panie, Szanowna Pani,

uprzejmie informuję, że w dniach od … do … jestem nieobecny/a w biurze. W sprawach pilnych zastępuje mnie … (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu). Na przesłaną korespondencję odpowiem w ciągu … (ilość dni) dni po powrocie.

Z poważaniem,

(imię i nazwisko)