classroom-1910014_1920

Idea hot desks, znana również jako hot desking, czyli „gorące biurka” jest odpowiedzią na obserwacje pracodawców, którzy zauważyli, że nie wszystkie biurka są jednocześnie wykorzystywane. By zredukować niepotrzebne koszty wymyślono właśnie hot desking. Głównym założeniem tej idei jest brak przydzielonego biurka do konkretnego pracownika. Przychodząc do pracy, zatrudnieni zajmują te miejsca, które są aktualnie wolne.

Aż 68 proc. powierzchni biurowych w Polsce nadal jest organizowanych w oparciu o model open space, a 13 proc. biur jest podzielone na pokoje. Zarówno w jednym, jak i drugim rozwiązaniu nie ma mowy o optymalizacji efektywności pracy, dlatego coraz więcej firm na świecie dostrzega potencjał w aranżacji biur w oparciu o model Activity Based Workplace z wykorzystaniem rozwiązania hot desking. W Polsce z tej metody korzysta aktualnie zaledwie 9 proc. pracodawców, ale zauważalna jest tendencja wzrostowa.

office-2666096_1920

W koncepcji hot desks pracownik nie ma przypisanego własnego biurka. Przychodząc do pracy korzysta z tego, które jest aktualnie wolne, a po jej zakończeniu zabiera swoje rzeczy. Chociaż koncepcja hot desking jest reakcją na współczesne potrzeby firm, pierwszy raz pojawiła się już w latach 80. XX wieku. i początkowo dotyczyła jedynie przedsiębiorstw funkcjonujących w trybie zmianowym.

Koncepcja dla nowych technologii

Problem z pełnym obsadzeniem stanowisk pracy każdego dnia dotyczy w przeważającej mierze tych firm, które korzystają z najnowszych technologii i są otwarte na elastyczne formy pracy. Niektóre firmy uwzględniają wyposażenie stanowiska w specjalistyczny komputer i sprzęt IT, dlatego oszczędności wynikające z takiego systemu pracy mogą być naprawdę duże.

typing-849806_1920
Korzyści nie tylko finansowe

Redukcja kosztów związanych z wprowadzeniem koncepcji gorących biurek wiąże się nie tylko ze zmniejszeniem powierzchni zajmowanej przez stanowiska pracy, ale też oszczędnością ich wyposażenia. Korzyści wynikające z tego rozwiązania nie ograniczają się jednak wyłącznie do finansów.

Zalety tego rozwiązania doceniają zwłaszcza pracownicy funkcjonujący w branży IT. Firmy wprowadzające hot desking chętniej decydują się bowiem na oferowanie przynajmniej częściowej pracy zdalnej.
Dzięki zmianie miejsca pracy możliwe jest także lepsze poznanie biura i innych pracowników. Przemieszczając się po biurze w poszukiwaniu wolnego stanowiska można nie tylko codziennie pracować w innym otoczeniu, ale i poznać nowych współpracowników z innych działów. Takie podejście sprzyja też swobodnej wymianie wiedzy i przyspieszonemu rozwojowi pracowników.

Wady hot deskingu

Oprócz licznych zalet hot deskingu znajdą się również wady tego rozwiązania. Dopóki istnieje ścisły harmonogram pracy i osoba, która czuwa nad jego poprawnością, to ten system pracy może działać świetnie. Jeśli jednak tak nie jest, może wydarzyć się sytuacja, że w biurze będzie więcej pracowników niż stanowisk. Brak odpowiedniego planu może bowiem być dużym zagrożeniem dla wydajności pracowników.

Wielu pracowników może również być w dłuższej perspektywie zmęczonych pracą z zmiennych warunkach pracy. Taka koncepcja może utrudniać nie tylko identyfikacje z daną firmą czy zespołem, ale też powodować problem pracy nad konkretnym projektem.

Równie ważnym problemem może okazać się ergonomia stanowiska pracy, do której pracodawcy współcześnie przywiązują dużą wagę. W koncepcji hot desking trudno jest dopasować nawet regulowane biurka i fotele do konkretnych pracowników, jeśli następnego dnia będzie już z nich korzystać inna osoba.

chairs-1838776_1920

Ocena rozwiązania hot desking w dużej mierze może zależeć od specyfiki danej branży lub nawet konkretnego przedsiębiorstwa. Decydując się na ten model warto dopracować wspólnie z pracownikami odpowiedni harmonogram działania.