Łączenie służbowych wyjazdów z urlopem jest wbrew pozoru częstą praktyką. O ile miejsce, termin i czas trwania delegacji ustala pracodawca, o tyle pracownik może zdecydować się na przedłużenie pobytu w danym miejscu i spędzenie tam urlopu. O czym warto wiedzieć przed decyzją o połączeniu podróży służbowej z celami prywatnymi?

Pracownik może zdecydować się na wykorzystanie urlopu w miejscu podróży służbowej pod warunkiem, że zamierzone cele służbowe zostały wypełnione i nie wymagają dalszego podejmowania. W celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, przed wyjazdem powinny zostać także ściśle określone dni, w których pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy i wykonuje obowiązki wynikające z umowy o pracę, a w jakich przebywa poza siedzibą firmy ze względu na świadczenia urlopowe.

Istnieją także sytuacje, w których zatrudniony może wykazywać wolę wykorzystania urlopu w trakcie trwania podróży służbowej. Dotyczy to przypadków, kiedy pracownik dostanie polecenie kilkudniowego wyjazdu służbowego, przy czym nie każdego dnia będzie miał do wykonania zadania wynikające ze swojego stanowiska pracy. W te dni, w których pracownik nie ma do wypełnienia żadnych obowiązków służbowych, może na swój wniosek i po akceptacji przez przełożonego wykorzystać urlop wypoczynkowy.

Kwestie formalne łączonej podróży

Zwiedzanie miejsc, do których pracownicy udają się w celach służbowych okazuje się być ciekawą propozycją nie tylko ze względów poznawczych ale i finansowych. Pracownicy przebywający w delegacji mogą bowiem liczyć na zwrot kosztów podróży. Przepisy podatkowe ani prawo pracy nie wykluczają łączenia wyjazdów w celach zawodowych z prywatnymi.

Zgodnie z przepisami art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą.

 Chociaż delegacja zatrudnionego powinna zostać rozliczana za czas spędzany przy wykonywaniu obowiązków, to zgodnie z przepisami prawa pracy, przedsiębiorstwo jest zobowiązane do poniesienia kosztów podróży służbowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy powrót pracownika odbędzie się tuż po zakończeniu świadczonych obowiązków, czy po zakończonym urlopie. Pracownik może ponieść jedynie koszty związane ze zmianą terminu podróży.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia o podróżach służbowych, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

– diety,

– zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów,

– zwrot innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Oprócz kosztów przejazdu lub przelotu, pracodawca w trakcie delegacji ponosi również koszty związane z zakwaterowaniem czy dietą zatrudnionego. Należy podkreślić, że ponoszenie tych kosztów ustaje razem z zakończeniem świadczenia obowiązków służbowych. Oznacza to, że koszt pobytu prywatnego ponosi w całości pracownik. W trakcie przebywania na urlopie wypoczynkowym zatrudniony nie otrzyma więc świadczeń finansowych wynikających z delegacji, takich jak noclegi, wyżywienie, lokalne dojazdy czy ubezpieczenie. Za ten okres pracownik nie ma również prawa do diet.

Przedłużenie wyjazdu zagranicznego   

Podobnie jak w przypadku delegacji krajowych, pracownik może również zdecydować się na przedłużenie służbowego wyjazdu zagranicznego. Szczególnie istotne jest wyraźne wyodrębnienie okresu, który będzie prywatnym pobytem zatrudnionego w danym kraju.

Jak wynika z § 12 rozporządzenia o podróżach służbowych czas podróży zagranicznej liczy się:

• w przypadku podróży lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• w przypadku podróży lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• w przypadku podróży morskiej – od chwili wyjścia statku lub promu z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku lub promu w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Przepisy nie wyjaśniają jak precyzyjnie ustalić czas, w którym dochodzi do przerwania ciągłości podróży służbowej. Za czas zakończenia zagranicznej podróży służbowej uznane może być zarówno zakończenie świadczenia usług na rzecz pracodawcy, jak i zakończenie dnia, w którym wypełniane były obowiązki służbowe.

Niezależnie od tego, czy pracownik planuje przedłużyć służbową podróż krajową czy zagraniczną, warto odpowiednio wcześniej ustalić jej szczegóły. W celu prawidłowego rozliczenia podróży służbowej, jak również ustalenia czasu pracy, istotne jest precyzyjne rozgraniczenie czasu wykonywania pracy w  ramach delegacji oraz pobytu prywatnego.