agenda-calendar-checklist-3243

Dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu zadań możemy nie tylko prawidłowo wykorzystać czas pracy, ale także wyznaczyć jasne priorytety. Jakie zadania należałoby zrobić najpierw? Często brak dobrej organizacji, uniemożliwia nam stworzenie miejsca na nieprzewidziane przerwy, które są potrzebne do odpowiedniego funkcjonowania i zachowania efektywności.

Dlaczego wyznaczenie priorytetów jest tak ważne? W ciągu dnia wykonujemy zazwyczaj wiele zadań o różnym znaczeniu. Niektóre czynności nie są jednak tak samo ważne jak pozostałe. Aby osiągać swoje cele w sposób bardziej efektywny, powinniśmy nauczyć się porządkować obowiązki

Zaplanować, ustalić priorytety i działać

Może się wydawać, że stworzenie dobrej listy zadań to niepotrzebna strata czasu. Jeśli jednak wypiszemy wszystkie zadania, na których realizacji nam zależy – uwzględniając przy tym również te powierzone nam przez innych, z łatwością wybierzemy te najistotniejsze. Zapisanie orientacyjnego czasu potrzebnego na realizacje danego zadania, często jest także bardzo przydatną umiejętnością. W takiej sytuacji unikniemy nie tylko zbyt dużej ilości zadań na dany dzień, ale także nieefektywnego wykorzystania czasu pracy. Przykładowo, jeśli pracujemy w trybie 8-godzinnym, warto aby działania rozplanować w taki sposób, żeby nie zabierały więcej niż 5-6 godzin – dzięki temu znajdzie się czas na przerwę czy inne niespodziewane obowiązki.

Wyznaczając jasne priorytety, może się okazać że produktywność nie jest równoznaczna z zaangażowaniem w wiele projektów jednocześnie. Jest to raczej umiejętność rezygnacji z rzeczy mało istotnych, których odłożenie w czasie nie przyniesie negatywnych skutków. Warto pamiętać, że nasz umysł jak i emocje nie mogą być nadużywane, ponieważ zbyt dużo obowiązków skutkuje często brakiem motywacji oraz tzw. wypaleniem w pracy jak i w życiu prywatnym.

Nie odkładaj w nieskończoność

W niektórych sytuacjach, wykonanie mniej ważnego zadania jako pierwszego jest najlepszym rozwiązaniem. Dlaczego? Stosunek czasu do zysku wynikającego z szybkiego wykonania sprawy mniej pilnej nie zawsze działa według zasady „to co najważniejsze należy zrobić najpierw”. Pewne obowiązki, które nie wymagają dużego nakładu czasu i energii warto zrobić w pierwszej kolejności, aby móc przejść do zadań bardziej angażujących nasze siły.

Nie warto odkładać realizacji zadania, dopiero gdy termin jego wykonania zaczyna nam doskwierać. Ustalenie priorytetów według ważności spraw ułatwi nie tylko pracę nam, ale także całemu zespołowi. Niekoniecznie każde zadanie musi być bardzo istotne, dlatego warto zastanowić się, czy warto poświęcać każdemu taką samą ilość czasu i uwagi. Najlepiej znaleźć sposób na ich szybką realizację, bez niepotrzebnego marnowania energii. Odkładanie w nieskończoność zadań drugorzędnych może spowodować, że lista zadań do wykonania nas przerośnie. W pierwszej kolejności należy wypełnić obowiązki, których doprowadzenie do celu może mieć istotny wpływ na funkcjonowanie działu, czy całej organizacji.

agenda-appointment-business-1020323

Czy warto używać narzędzi do zarządzania zadaniami?

Odpowiednie zarządzanie zadaniami w firmie powinno być w dużej mierze kontrolowane przez osobę pełniącą funkcję menedżera. To osoba na stanowisku team leadera powinna motywować i angażować pracowników do systematycznego dopełniania obowiązków. Ich egzekwowanie i monitorowanie realizacji przez zespół będzie o wiele trudniejsze bez osoby zarządzającej. Aby uporządkować kwestię wypełniania oraz delegowania zadań, warto skorzystać z dostępnych narzędzi internetowych. Wiele platform umożliwia nie tylko dodawanie i przyporządkowywanie zadań do danej osoby, ale także w ławy sposób pozwala oznaczać zadania już ukończone.

Dzięki zgromadzeniu wszystkich projektów w jednym miejscu oszczędzimy nie tylko czas, ale zwiększymy również komfort całego zespołu, który nie będzie musiał skupiać się na odpisywaniu na wiadomości czy odbieraniu telefonów. Po prawidłowo wykonanym zadaniu możliwość kliknięcia kciuka w górę może posłużyć także za szybką odpowiedź zwrotną, jeśli akurat brakuje czasu na ustne czy e-mailowe podziękowanie i docenienie pracownika. Dobra organizacja w miejscu pracy zwiększy nie tylko efektywność działań, ale także wzmocni relacje i zbuduje zaufanie pomiędzy zespołem a przełożonym.