Kiedyś praca biurowa kojarzyła się wyłącznie z rutynowymi, powtarzalnymi zadaniami. Obecnie obowiązki pracowników wymagają z jednej strony koncentracji i indywidualnego działania w skupieniu, a z drugiej nieustannej analizy, poszukiwania inspiracji, wielotorowego myślenia czy pracy grupowej. 

Każde z wyzwań, jakie stawia przed nami praca biurowa może stać się znacznie prostsze, jeśli będziemy mieć na nie odpowiedni plan.

Dostosowanie do zmieniających się warunków pracy

W niektórych sytuacjach lepiej sprawdza się wypełnianie obowiązków w pojedynkę, czasami jednak lepiej skorzystać z pomocy zespołu i wypracować wspólne rozwiązanie. Praca biurowa często wymaga dopasowywania do zmieniających się warunków w zależności od wykonywanych zadań. Zupełnie innych umiejętności i warunków wymaga od nas spotkanie z ważnym kontrahentem, a czego innego potrzebujemy przygotowując dokumenty. W przystosowaniu do aktualnych potrzeb i różnorodnych form współpracy pomaga odpowiednia aranżacja biura: pokoje do pracy w skupieniu, biurowe budki telefoniczne, pokoje służące niewielkim spotkaniom czy większe sale konferencyjne. Poszczególne części biura, które kojarzą się z konkretnym rodzajem zadań pomogą pracownikom płynnie przechodzić do realizowanych projektów. Wygląd biura powinien odzwierciedlać ewolucję pracy w danym środowisku, pokazywać sposób funkcjonowania danej organizacji i odpowiadać jej potrzebom. Elastyczność, dostęp do zróżnicowanych stref pracy, wsparcie nowoczesnych technologii oraz komfort pracowników to kryteria, które powinny spełniać współczesne miejsca pracy biurowej.

Priorytetowanie zadań i odpowiedni plan działania

Natłok obowiązków w codziennej pracy oraz prowadzenie równolegle kilku wymagających projektów sprawiają, że czasami trudno określić, co powinno zostać wykonane w pierwszej kolejności. Tworzenie planu dnia, tygodnia czy nawet miesiąca pozytywnie wpływa na motywację do pracy. Oczywiście oprócz odpowiedniego harmonogramu niezwykle istotne jest egzekwowanie od samego siebie niewykonanych zadań. O ile niewielkie przesunięcie w czasie wykonania jednej czynności w tygodniu nie powinno zaburzyć rytmu pracy, o tyle w przypadku notorycznych zmian w harmonogramie może zachwiać terminowe wykonywanie naszych obowiązków.

Planując swoje obowiązki warto kierować się zasadą 70:30. Oznacza to, że kalendarz na każdy dzień powinien być zapełniony w 70 proc., a pozostałe 30 proc. powinny zajmować zdarzenia lub obowiązki trudne do przewidzenia. Utknięcie w korku, pilne spotkanie czy konieczność wykonania priorytetowo jakiegoś zadania – komu z nas się to nigdy nie zdarzyło?

Pokonywanie trudności w skupieniu

Jednym z największych wyzwań, z jakimi muszą mierzyć się pracownicy biur są trudności w skupieniu. Najlepszymi metodami w poprawie skupienia jest unikanie wykonywania wielu czynności jednocześnie, pozbywanie się rozpraszaczy czy priorytetowanie działań. Jeśli mimo to nie możemy się skupić, warto zrobić sobie krótką przerwę. Ta z pozoru banalna zasada może okazać się zbawienna w problemach ze skupieniem. Wydawać by się przecież mogło, że wprost proporcjonalnie ze wzrostem obowiązków, spada ilość czasu, który można przeznaczyć na przerwę. Nic bardziej mylnego. Jeśli zbyt często skracamy przerwę obiadową lub całkowicie z niej rezygnujemy, stajemy się sfrustrowani, nerwowi i rozdrażnieni, a w konsekwencji obowiązki wykonujemy znacznie wolniej niż w sytuacji kiedy zdecydujemy się na kilkuminutową przerwę. Chwilowe oderwanie się od obowiązków pomaga się odprężyć i bardzo często okazuje się dobrym sposobem na poprawę efektywności.

Umiejętności negocjacyjne niezwykle ważne

W pracy biurowej niezwykle ważna jest komunikatywność, która nie ogranicza się wyłącznie do słuchania i rozumienia innych, precyzyjnego formułowania myśli, ale oznacza również umiejętność prowadzenia dyskusji czy negocjacji.  Jeśli chcemy poprawić swoje umiejętności negocjacji, warto zaplanować kompleksowe wykorzystanie posiadanych informacji i uświadomić sobie, że oprócz faktów, ważną rolę odgrywa także ich sposób przekazania. Argumenty powinny być przekazywane w sposób rzeczowy. Osobom początkującym w negocjacjach powinny pomóc techniki perswazji, które przede wszystkim dodadzą im pewności siebie.

Asertywność i pewność siebie

Asertywność zarówno w negocjacjach, jak i w pracy codziennej jest bardzo ważna – dzięki niej zwiększamy pewność siebie. W ten sposób możemy żyć w zgodzie ze sobą, nie wstydzić się tego, czego potrzebujemy, ale jednocześnie wiedzieć i szanować to, że inni ludzie także mają potrzeby. Asertywność w pracy pokazuje, że mamy granice, a jednocześnie nie chcemy przekraczać granic, które wyznaczają inne osoby. Co ważne, nie chodzi tu wyłącznie o odmawianie, ale także właściwe formułowanie prośby lub zadawanie pytań. Warto regularnie budować swoją asertywność.

Chociaż praca biurowa stawia przed nami różnorodne wyzwania, to warto mieć świadomość, że każde z nich da się oswoić. Dzięki różnorodnym sposobom możemy dostosować się do zmieniających się warunków pracy, priorytetować zadania, pokonywać trudności w skupieniu, budować umiejętności negocjacyjne czy poprawiać asertywność.