Chcesz, aby praca zespołowa była bardziej efektywna? Twoja skrzynka pocztowa tonie w e-mailach i tracisz dużo czasu na poszukiwanie ważnych wiadomości? Sprawdź, jakie narzędzia mogą poprawić zarówno samodzielną, jak i zespołową pracę.

Jednym z najważniejszych elementów, które wpływają na efektywność pracy w zespole jest komunikacja między współpracownikami. Odpowiednie planowanie zadań, określanie priorytetów, szybki przekaz informacji i słuchanie sugestii innych członków grupy w znacznym stopniu może usprawnić pracę.

Dobrze zorganizowana komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie pozwala w pełni wykorzystać wiedzę i mocne strony wszystkich pracowników. Przyczynia się również do lepszego zarządzania firmą oraz skuteczniejszego motywowania zatrudnionych. Dzięki temu wszystkie osoby mogą wiedzieć, co aktualnie dzieje się w miejscu pracy oraz jakie mają zadania do wykonania. Pozwala to uniknąć nieporozumień i usprawnić działanie przedsiębiorstwa.

Aktualnie dostępnych jest wiele narzędzi, które pomagają nie tylko usprawnić komunikację w zespole, ale również znacznie ułatwiają całą pracę.

Poniżej przedstawiamy 5 wybranych aplikacji, którym warto się przyjrzeć:

Slack

Jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do komunikacji w zespole jest Slack. Darmowa wersja tego komunikatora zapewnia użytkownikom wiele ciekawych funkcji taki jak np. przesyłanie plików, integracja z innymi narzędziami np. Google Dysk, możliwość reakcji na posty, oraz pozwala ograniczyć ilość wiadomości otrzymywanych na pocztę. Opcja bezpłatna, oprócz zwykłego czatu ma w ofercie rozmowy audio i video, ale tylko pomiędzy dwoma rozmówcami, za większą liczbę uczestników niestety trzeba dopłacić. Koszt za aktywnego użytkownika miesięcznie to 6,67$ – 12,5$.

Korzystanie z aplikacji jest proste – znacznie ułatwia je dobrze zaprojektowana wyszukiwarka oraz możliwość utworzenia kilku wątków i dodania do nich wyłącznie osób, których one dotyczą. Pozwala to nie pominąć nikogo biorącego udział w projekcie, ułatwia dyskusję na dany temat, a wiadomości nie trafią do osób niepowiązanych z tematem, co często zdarza się, kiedy wysyłamy e-maile. Dzięki temu wszystko mamy w jednym miejscu i możemy łatwo znaleźć interesujący nas wątek bez konieczności przeglądania mnóstwa wiadomości na poczcie. Dużym plusem Slack’a jest możliwość korzystania z niego na każdym urządzeniu bez konieczności pobierania dodatkowego oprogramowania.

Rocket Chat

Korzystanie z komunikatora Rocket Chat wiąże się z koniecznością zainstalowania oprogramowania open-source na komputerze lub smartfonie. Mimo to, ma on wiele zalet, m.in. daje dużą możliwość konfiguracji i dopasowania czatu do indywidualnych potrzeb użytkowników. Jest odrobinę bardziej skomplikowanym narzędziem niż Slack, ale oprócz zwykłego czatu oferuje konferencje audio i wideo dla większej ilości osób, udostępnianie widoku ekranu rozmówcom oraz integrację ze stroną internetową firmy i innymi programami takimi jak np. Instagram i Gmail. Dzięki zainstalowaniu oprogramowania, firma ma pełną kontrolę nad wiadomościami oraz przepływem informacji między pracownikami. Rozszerzona płatna wersja programu to koszty 3$ za jednego użytkownika miesięcznie.

Ryver

Ryver pomaga w komunikacji – pozwala usprawnić m.in. współpracę zespołu, przekaz informacji oraz kwestie organizacyjne. Wszyscy użytkownicy mają dostęp do nieograniczonej ilości tematów, plików, zadań, a nawet mogą tworzyć zespołowe lub osobiste tablice zadań. Czynności do wykonania można tagować, aby później łatwiej było je znaleźć. Dostępne są również połączenia audio i video wraz z możliwością dzielenia ekranu, a wszyscy uczestnicy dołączają przez kliknięcie jednego linku. Ryver może być zintegrowany z innymi narzędziami takimi jak np. Gmail. Jest to narzędzie płatne, a cena waha się od 39$ do 399$ za miesiąc. Przez 14 dni można testować to rozwiązanie za darmo.

Trello

Narzędziem, które w znacznym stopniu może poprawić efektywność pracy zespołowej jest Trello. Przydaje się głównie przy podziale zadań podczas organizacji pracy nad projektem. Program ten daje nam do dyspozycji tablice, na których można dowolnie umieszczać i przesuwać zadania, które są podzielone na te do zrobienia, w trakcie wykonywania lub już wykonane. Narzędzie zapewnia również możliwość dodawania komentarzy, załączania plików i przeglądania projektu w skróconej formie. Dodatkowo można tworzyć tablice indywidualne, do których nikt nie będzie miał dostępu. Wersja darmowa zapewnia dostęp do 10 tablic zespołu rocznie, a plany płatne ze zwiększonymi możliwościami zaczynają się od 6$ za użytkownika miesięcznie.

Asana

Programem służącym do zarządzania dużymi projektami, trochę bardziej rozbudowanym niż Trello, jest Asana.  Pozwala ona rozdzielić zadania między członków zespołu, ustawić datę wykonania oraz dobrać stopień priorytetu. Zlecenia dzielą się na zaległe, do zrobienia, w trakcie wykonywania i skończone.  Mamy możliwość przejść do osi czasu, dzięki czemu zobaczymy, które zadania są powiązane ze sobą i nie mogą być zrobione, dopóki nie zostaną wykonane inne. Jednak ta opcja jest dostępna tylko w płatnej wersji. Podstawowe funkcje programu są dostępne za darmo. Jeżeli natomiast chcemy mieć do dyspozycji więcej możliwości, trzeba wykupić płatny pakiet, którego cena zaczyna się od 10,99$ miesięcznie za jednego użytkownika.

Na dobrą komunikację w przedsiębiorstwie ma wpływ wiele czynników. Wprowadzenie wyżej wymienionych narzędzi usprawni komunikację i wpłynie na poprawę organizacji pracy. Najważniejsze, aby znaleźć program, który będzie najbardziej odpowiadał specyfice pracy danego zespołu, a potem przetestować różne możliwości, by w pełni wykorzystać jego potencjał.